La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels chaque fois que vous communiquez ou interagissez avec nous ou les membres de notre personnel. Cela inclut les situations suivantes : lorsque vous demandez des informations sur nos services ou produits ou que vous les achetez, lorsque vous vous rendez dans l’un de nos bureaux, visitez notre site Web, utilisez une application ou un outil, vous vous inscrivez à notre infolettre ou à un webinaire par le biais de l’un de nos comptes de médias sociaux. La présente politique de confidentialité explique également comment nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels lorsque vous postulez un emploi à NFP.

Directement : Nous pouvons vous demander de nous fournir des renseignements personnels lorsque vous vous renseignez sur les produits et services offerts ou que vous en achetez, ou vous interagissez avec nous. Voici les renseignements que nous pouvons recueillir, en fonction du type de produit ou service qui vous intéresse :

• Des renseignements pour établir votre identité, comme votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre genre, votre numéro d’assurance sociale (« NAS ») et, dans certains cas, des copies de documents émis par le gouvernement (par exemple, pour les employés titulaires d’une licence, nous pouvons être amenés à collecter ces informations et à les soumettre aux autorités de réglementation dans le cadre du renouvellement de la licence) ;
• Des renseignements sur votre situation financière, notamment votre revenu annuel et la valeur de vos actifs (p. ex. vos placements ou les biens que vous souhaitez assurer, comme votre maison, votre chalet, votre véhicule, votre VR ou votre cheval), vos passifs et votre solvabilité ;
• Des informations sur vos méthodes de paiement, y compris les informations dont nous avons besoin pour les traiter, les paiements liés aux produits et services, et dans certains cas, effectuer les transactions connexes ;
• Des renseignements sur votre famille, y compris sur votre conjointe ou conjoint, vos enfants et vos personnes à charge ;
• Des renseignements sur votre véhicule, notamment la marque, le modèle, une preuve de propriété et le numéro d’identification du véhicule (NIV) ;
• Des renseignements sur votre emploi, y compris sur votre employeur ;
• Des renseignements relatifs à votre planification financière ou successorale, notamment vos objectifs financiers, vos projets de retraite et le nom de vos bénéficiaires désignés et de vos héritiers ;
• Des renseignements sur votre santé, notamment vos problèmes médicaux ou les maladies dont vous êtes atteint, vos habitudes de vie qui peuvent nuire à votre santé, les médicaments que vous prenez et les allergies dont vous souffrez ;
• Des renseignements sur vos antécédents de voyage ; et
• Des renseignements sur votre dossier de conduite ou votre casier judiciaire, y compris sur vos réclamations d’assurance.

Nous pouvons vous demander votre NAS pour de nombreuses raisons.

Nous pouvons être amenés à vous demander votre NAS : Comme indiqué à la section 3 ci-dessous intitulée Pour quelles raisons NFP Canada recueille-t-elle mes renseignements personnels, nous sommes tenus d’obtenir votre NAS en vertu des règles de déclaration fiscal.

Vous pouvez nous fournir volontairement votre NAS à d’autres fins : Avec votre consentement, nous utilisons votre NAS comme identificateur unique pour distinguer vos renseignements personnels de ceux d’autres clientes et clients ou personnes portant un nom semblable au vôtre. Par exemple, lorsque nous devons vérifier vos antécédents de crédit, nous utilisons votre NAS pour nous assurer que les renseignements que nous demandons et recevons vous concernent et ne sont pas liés à quelqu’un d’autre qui porte un nom identique ou semblable au vôtre. Vous pouvez demander que nous n’utilisions pas votre NAS, sauf dans les cas où la loi l’exige.

Lorsque vous communiquez avec nous par courriel, par téléphone ou par clavardage (dans l’outil de clavardage en direct sur le site), nous pouvons recueillir les renseignements personnels que vous nous fournissez, comme vos commentaires, vos plaintes, votre rétroaction ou vos demandes de renseignements. Nous pouvons notamment enregistrer l’information pour :

• Consigner en dossier les renseignements que vous nous fournissez ;
• Noter ou confirmer vos directives ;
• Confirmer votre identité ;
• Assurer la qualité de notre service ;
• Donner de la formation à notre personnel.

Si vous ne voulez pas que vos appels soient enregistrés, vous pouvez communiquer avec nous par écrit.

Si vous vous présentez dans l’un de nos bureaux, nous pouvons vous demander si vous êtes entièrement vacciné contre la COVID-19, dans la mesure où la loi le permet. Lorsque nous disposons de caméras de vidéosurveillance, nous pouvons recueillir des images de vous.

Nous pouvons recueillir automatiquement certains renseignements techniques à partir de tout appareil que vous utilisez pour accéder au site, interagir avec nous en ligne ou utiliser une application ou un outil. Cela inclut :

• Des renseignements sur votre appareil, notamment l’adresse IP, le modèle et le fabricant, le type et la version du navigateur Web, le modèle matériel, le réglage du fuseau horaire, les types et les versions de modules externes de navigation, la version du système d’exploitation et votre fournisseur d’accès Internet ;
• Des renseignements sur votre utilisation du site, notamment les localisateurs de ressources uniformes (« URL ») d’autres pages Web sur lesquels vous cliquez dans notre site ou pour accéder à notre site (y compris la date et l’heure du clic), le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée de la consultation de certaines pages du site, le type d’interaction sur les pages (p. ex. défilement, clics, survol avec la souris) et les méthodes utilisées pour quitter le site ;
• Des renseignements sur les courriels que nous vous envoyons, notamment les types de courriels que nous envoyons et que vous ouvrez ;
• Des renseignements sur nos webinaires et séminaires sur les produits, notamment en ce qui a trait à votre inscription et à votre participation.

Nous pouvons recueillir certains des renseignements techniques dont il est question ci-dessus au moyen de témoins ou de technologies similaires. Reportez-vous à la section Témoins et autres technologies similaires ci-dessous pour plus de précisions sur la manière dont nous recueillons et utilisons ces renseignements.

Si vous postulez un emploi à NFP, nous pouvons recueillir :

• Des renseignements sur vos études, vos formations, votre expérience professionnelle et vos compétences, comme l’information figurant dans votre CV ;
• Le résultat de la vérification du casier judiciaire et des antécédents.

Indirectement : Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels à votre sujet auprès de tiers, notamment :

• Des renseignements sur vos assurances, votre dossier de conduite et vos réclamations (les vôtres et celles des autres conductrices et conducteurs que vous souhaitez faire assurer aux termes d’une assurance automobile) des 25 dernières années. Nous recueillons ces renseignements auprès d’agences d’évaluation du crédit, du ministère des Transports ou le bureau des véhicules automobiles de votre province ou territoire de résidence, et d’autres assureurs, des associations d’assureurs et des fournisseurs de services de tarification d’assurance.
• Pour certains produits et services d’assurance (par exemple, les régimes d’assurance collective, l’assurance vie ou l’assurance voyage), NFP et vos assureurs peuvent collecter des informations supplémentaires, y compris des informations relatives à la santé.

Si vous postulez un emploi à NFP, nous pouvons recueillir :

• Le résultat de la vérification du casier judiciaire et des antécédents ; et
• Les informations qui nous sont fournies par les personnes recommandées que vous nous avez communiquées.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :

• Évaluer votre demande et vous fournir des soumissions pour nos produits et services ;
• Déterminer votre admissibilité à l’assurance :
  • Nous évaluons les risques et déterminons votre éligibilité aux produits et services (y compris les conseils et la gestion des risques) que nous vous proposons directement ou par l’intermédiaire de tiers. Par exemple, nous utilisons ces informations pour :
    • Souscrire une assurance.
    • Déterminer le bon produit, la bonne prime ou la bonne couverture.
    • Vérifier les renseignements que vous nous fournissez dans votre demande.
    • Détecter et prévenir les fraudes.
  • Lorsque vous modifiez votre réclamation ou présentez une demande d’indemnisation pour certains produits d’assurance spécifiques, nous utiliserons ces données pour :
    • Traiter, enquêter et examiner les demandes d’indemnisation.
    • Vérifier les renseignements que vous nous fournissez dans votre demande d’indemnisation et votre pièce justificative de sinistre.
    • Détecter, enquêter et prévenir les fraudes.
• Aider à mesurer la probabilité et le risque d’événements futurs (analyse actuarielle) ;
• Traiter les paiements liés aux produits et services, et dans certains cas, effectuer les transactions connexes ;
• Vous offrir nos produits et services, y compris la consultation, et notamment en vous offrant des options pour que vous puissiez décider des produits et services à acheter et déterminer vos objectifs en matière de finances et de retraite ;
• Faire des recherches relatives aux réclamations d’assurance que vous avez soumises, où nous sommes autorisés à le faire ;
• Vous protéger, nous protéger et protéger des tiers contre les erreurs, les fausses déclarations, la fraude/la contravention aux lois ou les activités criminelles (notamment en facilitant la détection et la prévention de la fraude en matière d’assurance) ;
• Mettre sur pied des services et les améliorer au moyen de l’analyse des données ;
• Tenir à jour les dossiers de nos clientes et clients ;
• Répondre à vos commentaires, plaintes, questions ou demandes d’information, communiquer avec vous de manière générale et échanger avec des tiers en votre nom. Le cas échéant, nous pouvons également transmettre des informations à des tiers pour leur permettre de répondre, à la demande ou au nom des partenaires assureurs ;
• Vérifier s’il existe d’autres produits ou services auxquels vous seriez admissibles et qui pourraient vous intéresser, puis vous envoyer des renseignements à ce sujet ;
• Vous fournir des renseignements pertinents, vous envoyer des communications promotionnelles ou vous faire connaître nos produits de toute autre façon ;
• Respecter les exigences applicables en matière d’audit, d’assurance, d’autoréglementation et de réglementation (y compris la règle de la connaissance du client, les règles de déclaration fiscale provinciales et fédérales, les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, la conformité relative aux sanctions, les obligations relatives aux biens non réclamés et les audits de nos partenaires du secteur) ;
• Protéger la santé et la sécurité de notre personnel ;
• Faire respecter nos droits dans le cadre de toute entente que vous pouvez avoir avec nous, notamment pour recouvrer une dette ou forcer le paiement d’une créance que vous nous devez ;
• Mieux comprendre comment les visiteuses et visiteurs interagissent avec notre site, et améliorer le site ;
• Détecter et prévenir les menaces informatiques.

Si vous postulez un emploi, nous utilisons vos renseignements personnels pour analyser votre demande d’emploi, décider si nous vous offrons un poste ou non, et communiquer avec vous au sujet de la demande.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels à des fins de marketing, notamment pour offrir de l’information sur nos produits aux clientes et clients actuels et potentiels ainsi que pour repérer et contacter les personnes qui pourraient être intéressés par nos produits. Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient utilisés à des fins de marketing, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous écrivant à l’adresse suivante : privacy@nfp.ca

NFP peut partager vos informations avec ses sociétés affiliées ou ses prestataires de services situés en dehors du Canada ou du Québec (dans certains cas, bien que les informations restent au Canada, elles peuvent être consultées par des sociétés affiliées ou des prestataires de services situés en dehors du Canada ou du Québec). Nous pouvons utiliser, stocker ou accéder à vos informations dans n’importe quelle région du Canada et dans d’autres pays. Ces pays peuvent inclure les États-Unis, le Royaume-Uni, les États européens, l’Inde et l’Égypte, ainsi que d’autres pays où nous ou nos prestataires de services sommes présents. Nous prenons des mesures pour protéger vos informations quel que soit l’endroit où elles sont traitées, sous réserve de l’obligation de les divulguer en vertu d’exigences juridiques ou de demandes émanant de gouvernements, d’organismes de réglementation, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi dans d’autres territoires, que nous jugeons fondés.

Nous pouvons utiliser des technologies, telles que les témoins, pour recueillir automatiquement certains renseignements sur les personnes qui visitent le site. Un « témoin » est un code numérique unique que nous transférons à votre ordinateur afin que notre serveur reconnaisse votre navigateur lorsque vous visitez le site. Nous utilisons des témoins pour vous reconnaître lorsque vous revenez sur le site, pour enregistrer les renseignements que vous saisissez dans un formulaire et pour nous souvenir de vos choix d’affichage. Vous pouvez configurer les paramètres de votre navigateur Web pour ne plus accepter de nouveaux témoins, être avisé lorsque vous recevez un nouveau témoin, ou encore désactiver les témoins existants. Notez que l’option de refus ne s’appliquera qu’au navigateur que vous utilisez lorsque vous décidez de refuser les témoins. Toutefois, sans témoins, les fonctionnalités décrites dans la présente politique ne fonctionneront pas correctement. Les témoins envoyés à votre ordinateur par NFP Canada dans le cadre de votre utilisation du site ne nous donnent pas accès à votre ordinateur.

Si vous ne voulez plus recevoir de courriels promotionnels de notre part, vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement au bas du courriel, ou encore en nous écrivant à l’adresse privacy@nfp.ca. Veuillez noter que nous pouvons vous envoyer des courriels concernant votre compte et des informations qui peuvent affecter la façon dont vous communiquez avec nous concernant la gestion de vos comptes même si vous choisissez de vous désabonner des communications promotionnelles.

Dans certains cas, nous pouvons transférer vos informations à nos prestataires de services qui fournissent des services en notre nom. Dans d’autres cas, nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des tiers pour leur propre utilisation.

Transferts

Comme indiqué à la section 3 ci-dessus intitulée Pour quelles raisons NFP Canada recueille-t-elle mes renseignements personnels, nous devons communiquer vos renseignements personnels aux tiers fournisseurs de services qui suivent :

• Les fournisseurs de bases de données, de logiciels et de services infonuagiques qui nous aident à héberger, à gérer, à tenir à jour et à opérationnaliser nos systèmes d’information, ce qui inclut nos logiciels de gestion des courtiers et de gestion de la relation client, nos systèmes de téléphonie et le site ;
• Les fournisseurs, qui nous aident à réaliser des processus administratifs, comme l’envoi de documents à nos clientes et clients ;
• Les gestionnaires des relations avec la clientèle, qui nous aident à établir, à maintenir et à renforcer nos relations avec nos clientes et clients ;
• Les courtières et courtiers et les consultantes et consultants, qui nous aident à évaluer vos besoins et à vous offrir nos produits et services.
• Aux sociétés de carte de crédit (sociétés émettrices et sociétés de traitement) pour traiter votre paiement ; Les sociétés de financement, pour le traitement des primes ;

Les tiers fournisseurs de services ne sont autorisés à accéder à vos renseignements personnels que pour fournir en notre nom les services susmentionnés. Dans les ententes de service que nous concluons avec ces fournisseurs, nous exigeons qu’ils traitent vos renseignements personnels de façon aussi sûre que nous.

Divulgations

Il peut s’avérer nécessaire de fournir vos informations à des tiers afin qu’ils puissent fournir leurs propres services. Cela peut inclure :

• Partenaires assureurs afin de vous remettre des soumissions et des notes de couverture pour l’assurance que vous souscrivez auprès de nous ;
• Compagnie d’assurance ;
• Associations de compagnies d’assurance ;
• Intermédiaires en assurance comme des agents généraux de gestion ;
• Réassureurs ;
• Fournisseurs de services de tarification d’assurance ;
• Experts en sinistres tiers ;
• Entreprises d’inspection ;
• Les prêteurs tiers ayant un intérêt en matière d’assurance concernant votre propriété ;
• Assurés supplémentaires ;
• Autorités de réglementation (comme les bureaux des véhicules automobiles, les autorités responsables des permis de conduire et les organismes gouvernementaux de réglementation pour nous acquitter de nos obligations réglementaires) ;
• À vos conseillères ou conseillers professionnels, selon vos indications.
• Certains employés du courtier, y compris les gestionnaires clients, les courtiers et les conseiller·ère·s ;

Lorsque vous nous autorisez à divulguer vos renseignements personnels à ces tiers, ces derniers traitent les renseignements que nous leur fournissons conformément à leur propre politique de confidentialité. Si vous avez des inquiétudes à ce sujet, vous devez communiquer directement avec eux.

Certains tiers peuvent compiler, agréger, stocker, extraire, modifier et transformer vos informations personnelles pour créer des ensembles de données statistiques anonymisées à des fins d’analyse. Les ensembles de données statistiques anonymisées ne sont plus considérés comme étant des informations personnelles.

Processus décisionnel automatisé : Le processus décisionnel automatisé est le processus consistant à prendre une décision par des moyens automatisés sans aucune intervention humaine, ce qui peut inclure l’utilisation de l’intelligence artificielle ou de l’apprentissage automatique. Nos fournisseurs de services peuvent utiliser des technologies qui intègrent le processus décisionnel automatisé. Par exemple, ils peuvent utiliser la prise de décision automatisée pour accélérer leur processus de souscription, ce qui peut ensuite simplifier et accélérer votre expérience d’achat d’assurance.

Dans certaines circonstances très précises, la loi nous autorise à divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement. Par exemple, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des organismes gouvernementaux, de réglementation ou d’application de la loi lorsqu’ils le demandent et que nous croyons de bonne foi que la divulgation est requise ou autorisée par la loi. Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels pour faire respecter nos droits, pour détecter, prévenir ou traiter les cas de fraude ou de problèmes de sécurité, et pour protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité ainsi que les droits, la propriété ou la sécurité d’autres personnes.

Par ailleurs, nous pouvons transférer ou céder vos renseignements personnels à des tiers en raison ou dans le cadre d’une vente, d’une fusion, d’un changement de contrôle, d’un transfert d’actifs, d’une réorganisation ou d’une liquidation.

Nous n’échangeons pas, ne louons pas et ne vendons pas vos renseignements personnels.

NFP Canada utilise des mesures techniques, organisationnelles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification et l’accès non autorisés. Cela inclut notamment les mesures qui suivent :

• La mise en place de technologies du cryptage, d’antivirus et de coupe-feu (selon ce qui est nécessaire) sur tous nos systèmes d’information ;
• La formation des membres de notre personnel sur la façon de traiter vos renseignements personnels de manière sécuritaire ;
• L’obligation pour tous les membres du personnel ayant accès à nos systèmes d’information d’utiliser des mots de passe forts pour protéger leurs comptes ;
• La mise en œuvre de politiques exigeant que les membres de notre personnel utilisent de manière sécuritaire les appareils mobiles offrant un accès à vos renseignements personnels.

Nous ne donnons accès à vos renseignements personnels qu’aux membres du personnel et aux agentes et agents (y compris les agentes et agents contractuels) de NFP Canada qui en ont besoin pour réaliser les tâches énumérées à la section 3 ci-dessus intitulée Pour quelles raisons NFP Canada recueille-t-elle mes renseignements personnels. Toutes les personnes ayant accès à vos renseignements personnels sont soumises à des obligations de confidentialité très strictes. Toutefois, vous devez savoir qu’aucune mesure de protection n’est sûre à 100 % et que, malgré tous les efforts que nous déployons, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos renseignements, surtout lorsqu’ils transitent sur Internet.

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour réaliser les tâches énumérées à la section 3 ci-dessus intitulée Pour quelles raisons NFP Canada recueille-t-elle mes renseignements personnels.

Un ou plusieurs de nos fournisseurs de services et notre société mère, NFP Corp. et d’autres sociétés affiliées, sont situés aux États-Unis ou à l’extérieur du Canada. Cela signifie que vos informations personnelles peuvent être transférées, stockées ou traitées dans d’autres territoires et qu’elles peuvent être accessibles aux autorités réglementaires conformément aux lois de ces territoires.

Retirer votre consentement : À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement à ce que nous recueillions, utilisions ou communiquions vos renseignements personnels. Toutefois, cela pourrait réduire notre capacité à vous offrir certains produits et services. Par exemple, vous ne pourrez pas souscrire ou renouveler une police d’assurance auprès de nous.

Accès et modifications : Si vous en faites la demande par écrit, nous vous indiquerons les renseignements que NFP Canada possède à votre sujet, l’utilisation qui en est faite et les personnes à qui ces renseignements ont été communiqués. Si vous remarquez des inexactitudes ou souhaitez mettre à jour vos renseignements personnels, nous pouvons les modifier sur demande. Si nous ne sommes pas d’accord avec votre demande, nous en prendrons note. Dans certains cas, nous ne sommes pas en mesure de corriger nous-mêmes vos informations personnelles ; nous devons donc demander aux compagnies d’assurance de le faire.

Si vous en faites la demande par écrit, nous vous donnerons également accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve de certaines exceptions. Notamment dans ces situations :

• Des renseignements personnels sur une autre personne, qu’il est impossible de séparer des vôtres, peuvent être révélés ;
• Des renseignements commerciaux confidentiels qu’il est impossible de séparer des vôtres peuvent être révélés ;
• Les renseignements demandés sont soumis au secret professionnel de l’avocat ;
• La vie ou la sécurité d’une personne dont il est impossible de séparer les renseignements des vôtres pourrait être menacée si les renseignements demandés vous étaient transmis ;
• Les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête sur le non-respect d’une entente ou d’une contravention à la loi.

Nous pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels de diverses manières, en fonction du format dans lequel nous les détenons et de la quantité de renseignements que nous avons en notre possession. Nous pouvons vous transmettre les renseignements en format papier ou électronique. Si le fichier est très volumineux, nous pouvons vous envoyer un résumé des renseignements personnels que nous détenons.

Pour retirer votre consentement, ou encore pour accéder à vos renseignements personnels ou les corriger, communiquez avec la responsable de la protection de la vie privée de NFP Canada à l’adresse privacy@nfp.ca. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de commencer à traiter votre demande.

Transférabilité des données : Au Québec, vous avez le droit de recevoir des renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré couramment utilisé et de les transmettre directement à tout individu ou organisme autorisé par la loi à recueillir de tels renseignements.

Si vous avez des questions sur la présente politique de confidentialité, vous pouvez communiquer avec la responsable de la protection de la vie privée de NFP Canada :

Responsable de la protection de la vie privée
100, rue King Ouest
Bureau 5140
Toronto (Ontario) M5X 1E1

226.780.8919
privacy@nfp.ca